Varma

Utredning över förvaltnings- och styrningssystemet

Denna utredning grundar sig på den finska koden för bolagsstyrning, som Varma iakttar till den del den är tillämplig på arbetspensionsförsäkringsbolagens verksamhet; undantagen anges nedan under punkten ”Redogörelse över avvikelser från koden för bolagsstyrning”. Utredningen beskriver situationen 31.12.2013. Den uppdaterade utredningen finns att läsa på adressen www.varma.fi.

Beskrivning av huvuddragen i systemen för intern kontroll och riskhantering i anslutning till den ekonomiska rapporteringsprocessen

Varmas ekonomiska rapportering regleras i bokföringslagen, aktiebolagslagen, försäkringsbolagslagen, lagen om arbetspensionsförsäkringsbolag och lagen om beräkning av solvensgränsen för pensionsanstalter och om täckning av ansvarsskulden samt även i Social- och hälsovårdsministeriets förordning om försäkringsföretags bokslut och koncernbokslut, bokföringsförordningen, de av Social- och hälsovårdsministeriet fastställda beräkningsgrunderna och Finansinspektionens föreskrifter.

Varmas styrelse beslutar om den interna kontrollens innehåll och organisering samt genomförandet av dess olika delområden och principer. Därtill fastställer styrelsen gemensamma riktlinjer för den interna kontrollen inom Varmakoncernen och en plan för riskhanteringen. Styrelsen utvärderar varje år om den interna kontrollen är ändamålsenligt organiserad. Innehållet i den ekonomiska rapporteringen till styrelsen regleras både i styrelsens arbetsordning och i placeringsplanen.

De ekonomiska rapporterna till styrelsen, ledningen och myndigheterna sammanställs av ekonomiförvaltningen oberoende av den funktion som är föremål för rapporteringen. Bolagets resultat och solvensställning uträknas dagligen.

Styrelsen får regelbundet rapporter om bland annat totalresultatet, balans- och resultaträkningen till gängse värden, solvensställningen, placeringarna och deras avkastning indelade i kategorier enligt risk, derivat- och valutapositionerna, riskkoncentrationerna samt täckningen. Ekonomiförvaltningen rapporterar dessutom om uppföljningen av de riskgränser som fastställts i placeringsplanen och användningen av beslutsbefogenheter samt kontrollerar värdet av placeringarna. Vidare ger placeringsfunktionen separata rapporter om sin verksamhet till styrelsen. Iakttagandet av beslutsbefogenheterna och allokeringen samt placeringsuppdragen uppföljs dagligen. Aktuariefunktionen ser till att försäkringsavgifterna och ansvarsskulden beräknas utifrån beräkningsgrunderna i enlighet med såväl Social- och hälsovårdsministeriets som Finansinspektionens föreskrifter.

Utöver den information som förutsätts i ovan nämnda bestämmelser ger Varma också ut delårsrapporter kvartalsvis. I syfte att öka transparensen publicerar Varma bland annat sin balans- och resultaträkning till gängse värden samt information om placeringarna och deras avkastning grupperade enligt risk.

De viktigaste elementen med tanke på Varmas ekonomiska rapportering är värderingen av placeringarna och placeringsverksamhetens resultat till gängse värde, den ränta som ska gottskrivas ansvarsskulden samt bolagets solvens (verksamhetskapital) i förhållande till solvensgränsen, som i sin tur uträknas på basis av placeringarnas riskbenägenhet (solvensklassificering).

Risktoleransen i placeringsverksamheten bestäms enligt särskilda solvensnyckeltal. Tillräckligheten av de tillgångar som utgör täckning för ansvarsskulden ska kontinuerligt hållas under lupp.

Ansvarsskulden uträknas vid tidpunkten för bokslutet och under räkenskapsåret enligt de bästa försäkringstekniska bedömningarna. En exakt årsavräkning utförs i slutet av våren. Ansvarsfördelningen mellan arbetspensionsanstalterna fastställs via Pensionsskyddscentralen varje år.

Placeringsriskhanteringen, som är oavhängig av den risktagande funktionen i aktuariefunktionen, har bland annat till uppgift att identifiera risker i anslutning till placeringarna, mäta risknivån och sammanställa rapporter.

Styrelsen beslutar om grunderna för användningen av derivatavtal och grunderna för placeringarnas solvensklassificering. Placeringsfunktionen ger förslag och verkställande direktören fattar beslut om riskklassificeringen av placeringarna med iakttagande av styrelsens klassificeringsgrunder, och den oavhängiga riskhanteringsfunktionen ger ett utlåtande om förslagen. Solvensklassificeringen av placeringarna granskas regelbundet. För styrelsen sammanställs en oavhängig uppföljningsrapport om användningen av derivatavtal och deras inverkan på solvensgränsen.

Detaljerade verksamhetsbeskrivningar och arbetsinstruktioner om den ekonomiska rapporteringen har utarbetats inom bolaget. Den ekonomiska rapporteringens tillförlitlighet stöds av principen att uppgifterna i bolagets affärsbokföring alltid är periodiserade och à jour till gängse värden och att de överensstämmer med olika system för placeringsslagsreskontra som används som reskontra och det informationslager som används i rapporteringen.

Den exakta ansvarsskulden uträknas årligen. Vid beräkningen av ansvarsskulden används under årets lopp utöver registeruppgifterna för pensionsförsäkringsverksamheten även försäkringstekniska analyser. Försäkringsrörelsens risker analyseras bland annat genom riskmåttanalys (dödlighetsintensitet, invaliditetsintensitet), boksluts- och rörelseresultatanalyser (försäkringsteknik, ansvarsfördelning) samt bland annat statistikföring av avgiftsförlusten och invalidpensionsutgiften.

I det skedet då bokslutet upprättas är lönesumman för de försäkrade ett uppskattat belopp. Detta återverkar på bolagets premieinkomst och på ansvarsskuldens storlek, men bolagets resultat påverkas knappast alls.

De operativa riskerna i anslutning till Varmas ekonomiska rapportering kartläggs regelbundet. Betydelsen av de identifierade riskernas verkningar och sannolikheten för utfall bedöms separat för varje risk.

Revision

Enligt Varmas bolagsordning väljer bolagsstämman två revisorer och två revisorssuppleanter för bolaget. Revisorerna och revisorssuppleanterna ska vara av Centralhandelskammaren godkända revisorer. Till revisor och revisorssuppleant kan även väljas ett revisionssamfund.

Revisorernas mandatperiod sträcker sig fram till följande ordinarie bolagsstämma.

Enligt gällande lagstiftning har revisorerna till uppgift att granska Varmas bokföring, verksamhetsberättelse, bokslut och koncernbokslut samt förvaltning. Revisionen ska utföras enligt god revisionssed.

Revisorerna rapporterar om sitt arbete och sina iakttagelser och slutledningar i en revisionsberättelse till bolagsstämman. Utöver detta tillställer revisorerna också styrelsens revisionsutskott, styrelsen, förvaltningsrådet, den operativa ledningen och övervakningsmyndigheten rapporter om den interna kontrollen, den ekonomiska rapporteringen och iakttagelser som revisorerna gjort i samband med andra granskningsåtgärder.

Revisorerna ger årligen bolagets styrelse en skriftlig bekräftelse på sitt oberoende i enlighet med gällande lagstiftning. Bolagets styrelse bedömer revisorernas oberoende varje år.

Ordinarie revisorer för Varma under räkenskapsperioden 2013 är enligt bolagsstämmans beslut av den 21 mars 2013 CGR Raija-Leena Hankonen (revisor för Varma sedan 2007) och CGR Petri Kettunen (revisor för Varma sedan 2012). Som revisorssuppleanter fungerar CGR Paula Pasanen och CGR-samfundet KPMG Oy Ab.

Revisorernas arvode för den lagstadgade revisionen för år 2013 var 233 519 euro. KPMG Oy Ab:s arvode för experttjänster inom andra områden än revision var sammanlagt 78 375 euro år 2013.

Intern revision

Varmas interna revision verkar enligt de principer som finns fastställda i yrkesstandarderna för intern revision. Intern revision innebär oberoende och objektiv utvärdering, kontroll och konsultering som utförs för att stödja uppnåendet av organisationens mål genom produktion av utvärderingar och utvecklingsförslag som gäller riskhanteringen och den övriga interna kontrollen.

Den interna revisionens ställning i organisationen, uppgiftsområden, ansvar och behörighet finns fastställda i instruktionen, som har godkänts av styrelsen. Revisionsobjekten bestäms i den årliga revisionsplanen, som efter behandling i ledningsgruppen och revisionsutskottet godkänns av styrelsen.

Iakttagelser vid revisionen rapporteras till bolagets ledning, revisionsutskottet och styrelsen.

Den interna revisionen är placerad direkt under verkställande direktören.

Redogörelse över avvikelser från koden för bolagsstyrning

Nedan följer ett sammandrag av några avvikelser från koden för bolagsstyrning som tillämpas i Varma.

  • Rekommendation 12 – särskild ordning för tillsättande av styrelseledamöter: Varma avviker från denna rekommendation, eftersom lagen om arbetspensionsförsäkringsbolag förutsätter att samtliga ledamöter i arbetspensionsbolagets styrelse tillsätts av förvaltningsrådet. Den rekommendationsenliga ordningen, enligt vilken över hälften av ledamöterna ska utnämnas av bolagsstämman, strider således mot lagen.
  • Rekommendation 14 – antal oberoende ledamöter: Åtta ordinarie ledamöter i Varmas styrelse och två ersättare hörde till den operativa ledningen i ett företag som är kund hos Varma. Följaktligen uppfylls inte rekommendationen om en majoritet av oberoende styrelseledamöter; denna information presenteras i avsnittet om Styrelseledamöter. Undantaget hänger ihop med Varmas ömsesidiga bolagsform. I ett ömsesidigt bolag medför en kundrelation delägarskap i bolaget. En avvikelse från denna rekommendation kompenserar därmed det faktum att majoriteten av styrelseledamöterna på grund av lagen om arbetspensionsförsäkringsbolag inte tillsätts av bolagsstämman på det sätt som avses i rekommendation 12. Därutöver bidrar kundrepresentationen i styrelsen till att säkerställa att Varma verkställer det lagstadgade arbetspensionsskyddet på ett effektivt sätt.
  • Rekommendationerna nr 25, 26, 29 och 32 – antal oberoende utskottsledamöter: En av tre ledamöter i ersättnings- och nomineringsutskottet, som presenteras i avsnittet Styrelsens ersättnings- och nomineringsutskott, och tre av fyra ledamöter i revisionsutskottet (se avsnittet Styrelsens revisionsutskott) hör till den operativa ledningen i ett företag som är kund hos Varma. För denna avvikelse gäller samma motivering som i fråga om rekommendation 14 ovan, dvs. att säkerställa en effektiv verksamhet.